Elektroniczne teczki prowadzone są w przedsiębiorstwach w celu usprawnienia kontroli nad ważnymi informacjami, które do tej pory przechowywane i sporządzane były wyłącznie w tradycyjnej papierowej formie. Teczki elektroniczne usprawniają pracę działu kadr, a także korzystnie wpływają na środowisko naturalne, ponieważ zużywa się mniej papieru.
Czym są teczki elektroniczne?
Teczki elektroniczne to nowoczesny sposób na przechowywanie akt osobowych pracowników w firmie. Dzięki prowadzeniu elektronicznych teczek usprawniony zostaje proces opracowywania oraz wyszukiwania konkretnych akt. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ogranicza możliwość zniszczenia akt oraz ułatwia ich przechowywanie w całkowicie bezpieczny sposób.
Jak tworzyć teczki elektroniczne?
Aby móc tworzyć elektroniczne akta osobowe potrzebny jest elektroniczny podpis pracownika oraz pracodawcy. Jeśli jednak pracownik nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wówczas akta osobowe dygitalizowane są poprzez ich skanowanie. Proces ten musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy, który w ten sposób potwierdza zgodność dokumentacji papierowej z elektroniczną.
Co zawierają teczki elektroniczne?
Elektroniczne akta osobowe zawierają wszystkie dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie oraz z rozpoczęciem, przebiegiem, a także ustaniem stosunku pracy. Elektroniczne akta zawierają ewidencję czasu pracy, wykaz wynagrodzenia za pracę oraz inne wypłacone świadczenia. W elektronicznej teczce powinny znajdować się informacje na temat chorób zawodowych pracownika, wypadkach w drodze do pracy i podczas pracy, a także informacje o wypłacanych świadczeniach z któregoś z wymienionych tytułów. Elektroniczne teczki pracownicze podzielone są na następujące części:
- A – zawiera dokumenty związane z etapem ubiegania się o stanowisko pracy
- B – dotyczy dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia
- C – to część, w której dokumenty dotyczą informacji o ustaniu stosunku pracy
- D – zawiera dokumenty dotyczące kar porządkowych, jakie nakładane były na pracownika
Ile czasu należy przechowywać elektroniczne akta osobowe?
Pracodawca musi przechowywać akta w sposób bezpieczny w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem oraz w sposób poufny. Akta te należy przechowywać przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został zakończony stosunek pracy. Teczki osób, które zostały zatrudnione przed 1 stycznia 2019 roku, trzeba przechowywać przez okres 50 lat. Akta osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku i przed 1 stycznia 2019 roku można przechowywać 10 lat, jeśli pracodawca złożył w ZUS-ie raport informacyjny.
Teczki elektroniczne – dlaczego warto się na nie zdecydować?
Korzyści płynące z prowadzenia teczek elektronicznych:
- oszczędność pieniędzy – elektroniczne teczki są tańsze od prowadzenia akt papierowych, ponieważ nie trzeba przechowywać akt w archiwach, a także kupować tuszy, tonerów oraz drukarek
- zaoszczędzenie czasu – dzięki elektronicznym teczkom nie trzeba ręcznie wypisywać dokumentów, co jest czynnością czasochłonną. Kolejną oszczędnością czasu jest możliwość szybkiego wyszukania potrzebnych dokumentów
- stały dostęp do informacji – elektroniczne akta pozwalają na stały dostęp do danych na dowolnym urządzeniu połączonym z internetem. Elektroniczne teczki mogą być przesyłane z jednego urządzenia na drugie w sposób szybki i łatwy
- wszystkie dane w jednym miejscu – teczki umożliwiają trzymanie danych w jednym miejscu, co ułatwia pracę. Dzięki podziałowi i numeracji teczek można w sposób uporządkowany przechowywać dokumenty oraz łatwo z nich korzystać
- bezpieczeństwo – dzięki digitalizacji dokumentów dane nie są narażone na zniszczenie oraz trafienie w nieodpowiednie ręce. Dzięki rozwiniętej technologii teczki są zabezpieczane w specjalny sposób
- automatyzacja procesów – digitalizacja dokumentów ogranicza ilość zadań, jakie musi wykonać pracownik oraz pozwala wyeliminować błędy, jakie mogą powstać podczas wypisywania dokumentów ręcznie, ponieważ system wspiera zadania i wykonuje wiele z nich w sposób samodzielny
Więcej o teczkach elektronicznych można znaleźć na stornie internetowej payroll.pl we współpracy, z którą powstał powyższy artykuł.
